Руководство по закупке университетских киосков самообслуживания: что университетам следует указать перед закупкой

Университетские кампусы становятся всё более цифровыми, но физическая сервисная среда не исчезла.

Студентам по-прежнему необходимо находить здания, печатать документы, проверять расписание, получать доступ к административной информации, сканировать QR-коды, проходить аутентификацию, совершать платежи и находить услуги в библиотеках, студенческих центрах, учебных корпусах, общежитиях и административных офисах.

Кампусный киоск может объединить многие из этих взаимодействий в единую точку самообслуживания.

Проблема заключается в том, что студенческий сервисный киоск , разработанный преимущественно для доступа к документам, сильно отличается от университетского информационного киоска , установленного для навигации по кампусу. Терминал, используемый внутри библиотеки, может требовать печати и чтения карт, тогда как терминал, размещённый в оживлённом студенческом центре, может нуждаться в более крупном дисплее, более прочном корпусе, многоязычной информации, сканировании QR-кодов и более длительном времени работы.

Поэтому для закупочных команд первый вопрос должен быть не таким:

“Какую модель киоска нам следует купить?”

Он должен быть следующим:

“Какие услуги студенты фактически будут завершать через киоск?”

В данном руководство по закупке кампусных киосков рассматривает аппаратные, интеграционные, установочные, доступностные, эксплуатационные и закупочные решения, которые университеты должны определить до запроса коммерческих предложений.

1. Начните с рабочего процесса кампусных услуг

Многие проекты по установке киосков становятся излишне сложными, потому что закупка начинается со спецификации экрана, а не с рабочего процесса обслуживания.

Вместо того чтобы запрашивать у поставщиков “27-дюймовый кампусный киоск”, перечислите точные задачи, которые должны выполнять студенты, посетители, сотрудники или абитуриенты.

Университетский информационный киоск может поддерживать:

• Карты кампуса и указатели зданий
• Поиск преподавателей и кафедр
• Расположение аудиторий или лекционных залов
• Календари мероприятий
• Объявления кампуса
• Информацию о транспорте
• Информацию о библиотеке
• QR-коды для мобильной навигации

Более продвинутый студенческий сервисный киоск может также предоставлять:

• Доступ к студенческому аккаунту
• Информацию о регистрации
• Регистрации на приём
• Document printing
• Получение форм
• Чтение студенческого удостоверения или RFID-карты
• Сканирование штрихкодов или QR-кодов
• Оплата
• Печать чеков
• Выдачу номеров очереди

Эти различия напрямую влияют на конструкцию корпуса, спецификации компьютера, выбор периферийных устройств, внутреннее пространство, сетевое подключение и доступ для обслуживания.

Создайте рабочий процесс до создания спецификации оборудования.

Полезная формулировка для запроса предложений может быть такой:

Студенты должны иметь возможность проходить аутентификацию с помощью кампусной карты, получать доступ к выбранным университетским услугам через веб-приложение, сканировать QR-коды, печатать документы формата A4 и автоматически возвращаться к экрану входа после каждой сессии.

Это даёт производителю киосков значительно больше инженерной информации, чем простой запрос “интерактивного университетского киоска”.”

2. Определите, предназначен ли киоск для информации или для транзакций

Одним из наиболее важных решений в этом руководство по закупке кампусных киосков является разграничение информационного доступа и транзакционного самообслуживания.

Киоски, ориентированные на информацию

Эти терминалы обычно предоставляют карты, справочники, уведомления, расписания, мероприятия, цифровые вывески и общую сервисную информацию.

Они, как правило, требуют:

• Сенсорный экран
• Компьютер или материнскую плату на Android
• Ethernet или Wi-Fi
• Динамики, если требуется мультимедиа
• Опциональный QR-сканер
• Опциональную камеру

Поскольку требования к периферийным устройствам относительно ограничены, информационные киоски часто могут использовать более тонкие корпуса и более крупные дисплеи.

Киоски, ориентированные на транзакции

Студенческий сервисный киоск, выполняющий административные рабочие процессы, может нуждаться в дополнительном оборудовании, таком как:

• Считыватель RFID/NFC
• Считыватель студенческих карт
• Сканер QR-кодов/штрихкодов
• Принтер A4 или термопринтер
• Платёжный терминал
• Сканер документов
• Камера
• Устройство для подписи
• Принтер чеков

Каждое устройство предъявляет дополнительные требования к электропитанию, интерфейсам, прокладке кабелей, драйверам, дверцам доступа, терморегулированию и удобству обслуживания.

Для кампусов, требующих печати документов и доступа к информации с одного терминала, AONKIOSK APK26 32-дюймовый киоск для печати A4 и информации представляет полезный пример такой архитектуры. Платформа объединяет 32-дюймовый сенсорный экран с конфигурацией печати A4 и предназначена для таких сред, как административные офисы университетов, библиотеки и приложения для навигации по кампусу.

3. Выбирайте экран исходя из взаимодействия с пользователем

Большие экраны не всегда автоматически лучше.

Для студента, стоящего близко к киоску и заполняющего формы, ищущего записи или печатающего документы, сенсорный экран размером от 21,5 до 32 дюймов может обеспечить достаточное рабочее пространство, не делая элементы управления труднодоступными.

Приложения для навигации — это другое.

Университетский информационный киоск, отображающий большие карты, справочники зданий, контент мероприятий или цифровые вывески, может выиграть от большего экрана, поскольку информация иногда должна быть видна до того, как пользователь подойдёт к терминалу.

Некоторые кампусы могут даже рассмотреть двухэкранную архитектуру, где один дисплей непрерывно показывает университетские объявления или вывески, а меньший сенсорный экран обеспечивает навигацию и взаимодействие.

Существующее оборудование AONKIOSK для навигации включает такую двухэкранную конфигурацию, демонстрируя, как вывески и интерактивные функции могут быть разделены в одном терминале.

При выборе дисплея оцените:

• Размере экрана
• Разрешение Full HD или 4K
• Расстояния просмотра
• PCAP или инфракрасный сенсорный ввод
• Антибликовую обработку
• Прочность защитного стекла
• Яркость
• Угол обзора
• Ожидаемое ежедневное время работы

Не выбирайте экран только на основе самой большой доступной спецификации.

4. Выбирайте вычислительную платформу исходя из программного обеспечения

Компьютер киоска следует выбирать после понимания программной архитектуры университета.

Браузерный справочник, работающий на лёгкой операционной системе, не требует той же вычислительной платформы, что и киоск, одновременно работающий под Windows, с сервисами аутентификации, программным обеспечением для печати, средствами безопасности, удалённым управлением, видеоконтентом и множеством USB-периферийных устройств.

Определите как минимум:

• Операционная система
• Тип приложения
• Браузерное или нативное приложение
• Требования к оперативной памяти
• Требования к объему хранилища
• Графическую нагрузку
• Количество дисплеев
• Количество и тип периферийных устройств
• Сетевые требования
• Программное обеспечение для удалённого управления
• Программное обеспечение безопасности

Для кампусных проектов, которые, как ожидается, будут эксплуатироваться несколько лет, доступность компонентов заслуживает дополнительного внимания.

Университеты редко хотят обнаружить на втором этапе развёртывания, что материнская плата, использованная в первых 40 киосках, исчезла из спецификации поставщика.

Поэтому производитель должен объяснить, как управляются замены вычислительной платформы и требуется ли одобрение до изменения компонентов.

5. Составьте карту всех периферийных устройств до производства

Интеграция периферийных устройств — один из наиболее распространённых источников необходимости перепроектирования киоска.

Представьте кампусный терминал, требующий:

Не говорите поставщику просто, что киоску нужно “чтение карт и печать”.”

По возможности предоставляйте точные модели устройств.

Платёжный терминал, например, влияет на монтажные размеры, угол обзора, прокладку кабелей и доступ для обслуживания. Принтер A4 требует гораздо больше внутреннего пространства и доступа для замены бумаги, чем небольшой термопринтер для чеков.

Для индивидуальных решений AONKIOSK Услуга OEM/ODM производства киосков самообслуживания охватывает проектирование корпуса, компоновку внутренних компонентов, интеграцию периферийных устройств, терморегулирование, прототипирование и производство. В перечень опций интеграции входят сканеры QR/штрих-кодов, считыватели NFC, принтеры, камеры, считыватели RFID, платёжные терминалы и другие модули.

Такой модульный подход особенно актуален там, где различные подразделения кампуса требуют вариантов одной и той же платформы киоска.

6. Рассматривайте аутентификацию студентов как системное требование

Университеты часто одновременно используют несколько систем идентификации.

Студент может иметь:

• Физический студенческий билет
• RFID/NFC кампусную карту
• QR-удостоверение
• Мобильное кампусное приложение
• Имя пользователя и пароль
• Учётную запись единого входа (SSO)

Прежде чем выбирать считыватель карт или NFC-модуль, необходимо точно определить, как именно работает система аутентификации университета.

Производитель киоска, как правило, предоставляет аппаратный интерфейс. Поставщик программного обеспечения университета или системный интегратор несёт ответственность за прикладную логику, платформу идентификации, интеграцию API и проверку учётных данных.

Чёткое разграничение этих обязанностей позволяет избежать распространённой проблемы при закупках: предположения, что установка RFID-считывателя автоматически обеспечивает интеграцию с системой управления студенческими данными университета.

Это не так.

Совместимость оборудования, драйверы, промежуточное программное обеспечение, поддержка приложений и серверная аутентификация должны быть проверены в комплексе.

7. Требования к печати заслуживают большего внимания, чем ожидается

Печать остаётся востребованной во многих кампусах, даже когда услуги становятся цифровыми.

Студентам могут потребоваться:

• Документы о зачислении
• Подтверждения записи на приём
• Записи о заявках
• Библиотечные материалы
• Справки
• Талоны электронной очереди
• Платёжные квитанции
• Временные пропуска

Спецификация принтера должна соответствовать фактическому объёму выводимых документов.

Термопринтер подходит для коротких квитанций или талонов очереди. Он не заменяет принтер формата A4, когда студентам нужны полноформатные документы.

При определении спецификации студенческого сервисного киоска с печатью A4 необходимо рассмотреть:

• Лазерную или иную технологию печати
• Емкость бумаги
• Доступ для пополнения бумаги
• Замену тонера
• Конструкцию выходного лотка
• Доступ для устранения замятия бумаги
• Интерфейс связи принтера
• Вентиляцию
• Рабочий цикл

Доступ для обслуживания становится особенно важным, поскольку обслуживающему персоналу не должно требоваться разбирать сенсорный экран только для устранения замятия бумаги в принтере.

8. Проектируйте с учётом доступности с самого начала

Кампусные технологии обслуживают разнообразную аудиторию.

Поэтому доступность не должна рассматриваться как дополнительная опция, выбираемая после того, как корпус киоска уже спроектирован.

Аппаратные решения могут влиять на:

• Высота сенсорного экрана
• Расстояние досягаемости
• Пространство для подхода
• Угол обзора
• Размещение элементов управления
• Расположение платёжного терминала
• Положение считывателя карт
• Высота выдачи чеков
• Доступ к разъёму для наушников
• Требования к физическим кнопкам

Доступность программного обеспечения также необходимо рассматривать отдельно, включая размер текста, контрастность, поддержку экранных дикторов, выбор языка, логику навигации и продолжительность сессии.

Применимые требования к доступности различаются в зависимости от страны и условий развёртывания, поэтому закупающее учреждение должно определить стандарты, применимые к его кампусу, и включить их в запрос предложений (RFQ).

Гораздо проще заложить доступность в первый прототип, чем модифицировать корпус после утверждения производственной оснастки и внутренней компоновки.

9. Учитывайте место установки, а не только здание

Даже два внутренних университетских киоска могут работать в совершенно разных условиях эксплуатации.

Терминал в административном офисе с кондиционированием воздуха может работать в контролируемой среде.

Другой терминал, расположенный у входа в студенческий центр, может подвергаться воздействию прямого солнечного света, частым перепадам температуры, повышенной запылённости, ударам рюкзаков по корпусу, интенсивному ежедневному взаимодействию и значительно более длительному рабочему времени.

Перед утверждением корпуса необходимо задокументировать:

• Установка внутри помещения, в полуоткрытом или открытом пространстве
• Температуру окружающей среды
• Воздействие солнечного света
• Воздействие пыли
• Ожидаемый трафик
• Ежедневные часы работы
• Напольное или настенное крепление
• Доступная мощность
• Наличие Ethernet
• Требования к Wi-Fi
• Поверхность для установки
• Зазор для вентиляции

Отдельно стоящий кампусный киоск также должен обладать достаточной устойчивостью, чтобы выдерживать многократное взаимодействие с публикой.

Для крупномасштабных развёртываний справочных или навигационных систем университеты могут дополнительно ознакомиться с Руководством по закупке цифровых навигационных киосков AONKIOSK, в котором рассматриваются архитектура экрана, конструкция корпуса, распределение ответственности между программным и аппаратным обеспечением, установка, а также специфические для навигации аспекты закупки.

10. Сделайте конфиденциальность частью физического проектирования

Кампусный информационный справочник может отображать только общедоступную информацию.

Киоск студенческих услуг может отображать имена, информацию об учётной записи, платёжные данные, расписания или административные записи.

Это меняет профиль риска.

Учитывайте:

• Автоматический выход из системы
• Тайм-аут сессии
• Очистка локально кэшированной информации
• Сброс браузера после каждого пользователя
• Экраны конфиденциальности там, где это уместно
• Шифрование сетевого взаимодействия
• Ограниченный доступ к USB-портам
• Запираемые служебные дверцы
• Безопасные настройки BIOS
• Контролируемый доступ техников

Ориентация экрана также имеет значение.

Установка киоска непосредственно напротив очереди ожидания может сделать личную информацию видимой для людей, стоящих позади студента.

Таким образом, конфиденциальность — это частично вопрос программного обеспечения и частично решение о физическом развёртывании.

11. Планируйте техническое обслуживание до утверждения корпуса

Университеты могут развёртывать киоски в нескольких зданиях, а не в одном централизованном месте.

Это делает время обслуживания дорогостоящим.

Команды технического обслуживания должны иметь доступ к часто обслуживаемым компонентам без разборки несвязанных частей киоска.

Задайте поставщику следующие вопросы:

• Как осуществляется доступ к принтеру?
• Можно ли заменить ПК независимо?
• Где установлены блоки питания?
• Как маркированы кабели?
• Можно ли заменить дисплей без снятия всех периферийных устройств?
• Стандартизированы ли замки?
• Какие запасные части следует хранить локально?
• Может ли киоск автоматически перезагрузиться после перебоя питания?
• Возможна ли поддержка удалённой диагностики?

Прекрасно спроектированный корпус может стать плохим коммерческим продуктом, если плановое техническое обслуживание требует чрезмерного времени техника.

12. Используйте пилотный проект перед общекампусным развёртыванием

Не переходите напрямую от чертежей CAD к 100 серийным единицам.

Функциональный прототип должен сначала быть протестирован с реальным программным обеспечением и реальными периферийными устройствами университета.

После этого небольшой пилотный проект может выявить проблемы, которые заводское тестирование не может воспроизвести.

Протестируйте киоск в реальной кампусной среде на:

• Точность касания
• Стабильность приложения
• Вход и выход из системы
• Аутентификация по карте
• Сканирование QR-кодов
• Печать
• Прерыванием сети
• Восстановление питания
• Переподключение периферийных устройств
• Удалённые обновления
• Доступность
• Видимость экрана
• Тепловое поведение
• Очистки
• Удобство использования для студентов
• Процедуры технического обслуживания

Наблюдайте за реальными пользователями, а не полагайтесь исключительно на внутренние предположения.

Если студенты неоднократно колеблются, прежде чем найти сканер или получить распечатанную страницу, это ценная информация для проектирования.

Пилотный проект обходится дешевле, чем исправление одной и той же проблемы удобства использования во всей зоне развёртывания.

13. Сравнивайте коммерческие предложения с использованием полной конфигурации

Два коммерческих предложения на киоски могут существенно различаться, даже если внешний вид кажется похожим.

Сравнивайте фактический состав материалов (BOM).

Проверьте:

• Производитель и характеристики ЖК-дисплея
• Технологию сенсорного ввода
• Защитное стекло
• Процессор и материнская плата
• Оперативная память и накопитель
• Модель сканера
• Модель принтера
• Считыватель NFC/RFID
• Интеграцию платёжных систем
• Материал корпуса
• Финишная обработка поверхности
• Замки
• Система охлаждения
• Внутренняя архитектура питания
• Упаковка
• Запасные части
• Гарантию
• Документация

Также следует различать единовременные инженерные затраты и повторяющиеся затраты на единицу продукции.

Заказной корпус, прототип или специализированная система крепления могут потребовать инженерных инвестиций в первой партии, но не той же стоимости в каждом последующем заказе.

Самое дешёвое предложение за единицу продукции не обязательно означает наименьшую стоимость развёртывания в кампусе.

14. По возможности создавайте единую аппаратную платформу

Крупные университеты могут изначально полагать, что им нужны совершенно разные киоски для приёмной комиссии, библиотек, студенческих услуг, навигации и оплаты.

Иногда так и есть.

Но где это возможно, создание модульного семейства аппаратных средств может значительно упростить развёртывание.

Например:

Базовая платформа: сенсорный экран + ПК + корпус

Информационная версия: базовая платформа + сканер QR-кодов

Версия для студенческих услуг: базовая платформа + RFID/NFC + принтер

Платёжная версия: базовая платформа + сканер + крепление для платёжного терминала + принтер чеков

Использование общей структуры может упростить инвентаризацию запасных частей, обучение технических специалистов, брендирование, программное развёртывание и будущее расширение.

Именно здесь OEM/ODM-производство становится более полезным, чем закупка несвязанных готовых терминалов для каждого отдела.

15. Контрольный список закупки киосков для кампуса

Перед запросом окончательного коммерческого предложения подтвердите следующее:

Применении

• Что студенты будут фактически делать?
• Какие услуги являются информационными, а какие — транзакционными?

Программное обеспечение

• Windows, Android или другая платформа?
• Браузерное или нативное приложение?
• Кто предоставляет программное обеспечение киоска?

Аутентификация

• Студенческий билет?
• RFID/NFC?
• QR-код?
• Единый вход (SSO)?

Аппаратное обеспечение

• Размер экрана?
• Тип принтера?
• Сканер?
• Камера?
• Оплата?
• Аудио?

Окружающая среда

• В помещении или на улице?
• Часы работы?
• Ожидаемый трафик?

Доступность

• Требуемые стандарты?
• Требования к охвату и просмотру?
• Аудио- или физические элементы управления?

Безопасность

• Сброс сессии?
• Доступ к периферийным устройствам?
• Блокировка сервисной дверцы?
• Требования к конфиденциальности?

Обслуживание

• Кто пополняет бумагу?
• Кто заменяет компоненты?
• Какие запасные части будут храниться локально?

Производство

• Количество прототипов?
• Количество пилотных единиц?
• Ожидаемый объём развёртывания?
• Будущее расширение?

Если ответы на эти вопросы получены до выпуска запроса предложений (RFQ), поставщики смогут предложить одинаковый объём работ, а закупочные команды — гораздо точнее сравнивать предложения.

Заключение

Наиболее успешный проект кампусного киоска начинается с рабочего процесса обслуживания, а не с каталога киосков.

A университетского информационного киоска используемый преимущественно для карт и справочников, может потребовать большого дисплея, простого взаимодействия и высокой заметности. A студенческий сервисный киоск поддержка аутентификации, печати документов или оплаты требует совершенно иной внутренней архитектуры.

Сначала определите рабочий процесс. Затем задайте требования к программному обеспечению, аутентификации, периферийным устройствам, доступности, среде установки, конфиденциальности, обслуживанию и жизненному циклу в соответствии с этим рабочим процессом.

Наконец, проверьте полный терминал через прототип и пилотное развёртывание, прежде чем committing to a campus-wide rollout.

Для университетов, поставщиков образовательных технологий и системных интеграторов, разрабатывающих customized self-service hardware, AONKIOSK предоставляет configurable kiosk manufacturing, охватывающее проектирование корпусов, интеграцию сенсорных экранов, промышленные вычисления, принтеры, сканеры, устройства NFC/RFID, подготовку платёжных терминалов и другие коммерческие периферийные устройства. Его существующие платформы информационных и печатных киосков также могут служить отправной точкой для проектов, специфичных для кампуса.

Хорошо подобранный кампусный киоск должен делать больше, чем просто выглядеть современно в студенческом центре. Он должен стать надёжной физической точкой доступа к цифровым сервисам университета — удобной для использования студентами, простой в обслуживании для технических специалистов и практичной для масштабирования учреждением.